METODOLOGIA audytu dla wydawców

Zasady audytu

Nowy wydawca przystępujący do audytu podlega jednorazowo kontroli wstępnej. Wydawca zgłoszonego tytułu prasowego poddaje kontroli zwyczajnej składane co miesiąc deklaracje o wysokości Nakładu i rozpowszechniania. Kontrola zwyczajna odbywa się co najmniej raz na 3 lata, w przypadku Pism Branżowych raz w roku.
Przy ponownym zgłoszeniu tytułu prasowego, wymagane jest objęcie kontrolą okresu dwunastu miesięcy poprzedzających datę wniosku o ponowne wpisanie do rejestru. W uzasadnionych przypadkach może zostać zlecona kontrola nadzwyczajna.

PBC zawiera z Audytorem umowę na przeprowadzenie kontroli i kieruje go do wydawcy. Wydawca przygotowuje dokumentację uprawniającą do kwalifikacji do zadeklarowanej formy rozpowszechniania zgodnie z „Wytycznymi do kontroli” na rok objęty kontrolą.

Po zakończeniu kontroli Audytor sporządza protokół kontroli i po podpisaniu przez wydawcę dostarcza go do PBC.  Wydawca może, w terminie dwudziestu jeden dni od daty doręczenia protokołu, zgłosić do niego zastrzeżenia lub wyjaśnienia. Wyniki kontroli zatwierdza Zarząd i kieruje je do publikacji.

Kontrola wstępna

Każdy tytuł zgłoszony przez nowego wydawcę podlega jednorazowo kontroli wstępnej. Wydawca musi pokryć jej koszty zgodnie z Cennikiem. Kontrola ta ma na celu sprawdzenie rzetelności pierwszych złożonych deklaracji. Kontrolę przeprowadza wskazany Audytor, na podstawie umowy pomiędzy PBC a Audytorem, zawartej nie później niż w wymaganym przez Regulamin kontroli terminie złożenia pierwszej deklaracji. Dla dzienników, tygodników, dwutygodników i miesięczników kontrola obejmuje trzy pierwsze opublikowane deklaracje pod warunkiem, że do przeprowadzenia kontroli zwyczajnej pozostaną co najmniej dwie deklaracje w danym roku lub cztery pierwsze opublikowane deklaracje pod warunkiem, że będą to wszystkie deklaracje w danym roku, a dla pism ukazujących się rzadziej niż dziesięć razy w roku obejmuje pierwszą opublikowaną deklarację. Kontrola powinna się zakończyć nie później niż miesiąc po złożeniu ostatniej z deklaracji objętych kontrolą. Skorygowane w wyniku kontroli wstępnej dane podlegają publikacji niezwłocznie po przyjęciu protokołu kontroli i złożeniu przez wydawcę Autokorekty. Termin na złożenie takiej Autokorekty nie może upłynąć później niż w dniu złożenia kolejnej deklaracji. Jeżeli kontrola wstępna objęła wszystkie deklaracje złożone przez wydawcę za rok kalendarzowy, nie podlega on  kontroli zwyczajnej.

Kontrola zwyczajna

Kontroli zwyczajnej, sprawdzającej rzetelność deklaracji, poddawane są co najmniej raz na 3 lata wszystkie kontrolowane tytuły prasowe, z wyłączeniem Pism Branżowych, które poddawane  są kontroli zwyczajnej raz w roku. Wydawca zobowiązany jest pokryć jej koszty zgodnie z Cennikiem. Kontrola obejmuje rok kalendarzowy poprzedzający wyznaczony termin kontroli. Kontrole zwyczajne powinny zakończyć się do 30 czerwca.

Wydawca jest zobowiązany do posiadania dokumentacji  (w tym archiwizacji egzemplarzy okazowych Wydań drukowanych, E-wydań i Dostępów Cyfrowych)  umożliwiającej weryfikację rzetelności deklaracji.

Audytor przeprowadzający kontrolę sprawdza prawidłowość zadeklarowanych danych  przez kontrolę nakładu, rozpowszechniania i struktury geograficznej, obejmującą co najmniej dwa miesiące kontrolowanego okresu. Zobacz wykaz dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia kontroli:

Audytor przeprowadza kontrolę dwóch innych, dowolnie wybranych miesięcy, jeżeli kontrola wykaże rozbieżności przewyższające:

• 1% danych wykazanych w którejkolwiek z rubryk deklaracji dotyczących: nakładu (w tym Pism Bezpłatnych), rozpowszechniania (z wyłączeniem rozpowszechniania bezpłatnego) bądź zwrotów, lub
• 5 % danych wykazanych w pozostałych rubrykach deklaracji pism bezpłatnych i dotyczących egzemplarzy pism płatnych rozpowszechnionych bezpłatnie, lub
• 5 % danych wykazanych w którejkolwiek z rubryk deklaracji dotyczących geograficznej struktury rozpowszechniania.

Jeśli i w tym przypadku w którymkolwiek z kontrolowanych miesięcy stwierdzone zostaną ww. rozbieżności, Audytor przeprowadza kontrolę pozostałych miesięcy kontrolowanego okresu, chyba że Zarząd – na pisemny wniosek wydawcy oraz po zasięgnięciu opinii Audytora – postanowi inaczej.

Kontrola przy ponownym zgłoszeniu tytułu prasowego

Przy ponownym zgłoszeniu tytułu prasowego zleca się kontrolę okresu dwunastu miesięcy poprzedzających datę wniosku o ponowne wpisanie do Rejestru. Wydawca zobowiązany jest do przygotowania dokumentacji umożliwiającej przeprowadzenie kontroli. Zarząd może odstąpić od zlecenia kontroli, gdy wydawca wykaże, że przygotowanie dokumentacji nie jest możliwe. Jeśli wydawca podda się kontroli przy ponownym zgłoszeniu tytułu lub dane zostały lub/i zostaną poddane kontroli zwyczajnej, Zarząd może, na wniosek wydawcy, zwolnić go z kontroli wstępnej.

Kontrola nadzwyczajna

Gdy Zarząd otrzyma wiarygodne informacje podważające rzetelność kontroli zwyczajnej lub deklaracji wydawcy, może zarządzić kontrolę nadzwyczajną w zakresie, który uzna za niezbędny. Kontrola nadzwyczajna może być także przeprowadzona na wniosek wydawcy. Kontrolę nadzwyczajną wykonują Audytorzy wyłonieni na zasadach konkursowych, przy czym nie może być ona wykonana przez tego samego Audytora, który przeprowadzał kontrolę zwyczajną. Wydawca nie może sprzeciwić się dokonaniu kontroli.

Audytorzy

Lista audytorów upoważnionych do przeprowadzania kontroli (stan na 19 kwietnia 2021 roku):

MB AUDYT Sp. z o.o.

61-369 Poznań, ul. Wagrowska 2
tel. (61) 679-31-16
e-mail: biuro@mbaudyt.pl
www.mbaudyt.pl
kontakt: Małgorzata Wojtyla (Prezes Zarządu)

Rewident Sp. z o.o.

31-153 Kraków, ul. Szlak 65
tel./fax. (12) 429-43-49
e-mail: biuro@rewident-audyt.pl
www.rewident-audyt.pl
kontakt: Elżbieta Gaździcka (Prezes Zarządu) tel. 606-222-847

wytyczne do audytu

cennik audytu

Wydawca zobowiązuje się do dokonywania na rzecz PBC płatności z tytułu przeprowadzanych Audytów („Opłata za Audyt”).

Opłata za Audyt będzie składać się z:

a) Kwoty Bazowej, płatnej przed rozpoczęciem Audytu, w terminie 7 dni od otrzymania faktury od PBC, stanowiącej będzie sumę opłat obliczonych dla poszczególnych tytułów w oparciu o założenia zawarte w poniższej tabeli:

b) Kwoty Dodatkowej, płatnej po zakończeniu Audytu, w terminie 7 dni od otrzymania faktury od PBC, obliczonej w
oparciu o Kwotę Bazową, i stanowiącej sumę kwoty następujących modyfikatorów:

+ 20% za kontrolę E-wydań;

+ 5% za weryfikację ostatecznych odbiorców innej płatnej dystrybucji e-wydań, zgodnie z Procedurą z załącznika nr 4 do Wytycznych do kontroli stanowiących Załącznik 5 do OWU;

+ 20% za kontrolę Dostępów Cyfrowych;

+ 25% za kontrolę tytułu w przypadku wystąpienia Mutacji Cenowych lub Wydawniczych;

+ 20% za I etap weryfikacji ostatecznych odbiorców prasy bezpłatnej, rozpowszechniania bezpłatnego prasy płatnej branżowej oraz rozpowszechniania bezpłatnego prasy płatnej, w przypadku, o którym mowa w pkt 2.7.6 Regulaminu;

+ 10% za każdą z dwóch procedur (weryfikacja bazy pod kątem dublowania się rekordów lub ich części, kontrola poprawności adresów) II-ego etapu weryfikacji ostatecznych odbiorców prasy bezpłatnej, rozpowszechniania bezpłatnego prasy płatnej branżowej oraz rozpowszechniania bezpłatnego prasy płatnej, w przypadku, o którym mowa w pkt 2.7.6 Regulaminu;

+ 50% za kontrolę szczegółową kolejnych dwóch miesięcy oraz

+ 10% za każdy dodatkowo skontrolowany miesiąc, w przypadku konieczności kontrolowania pozostałego okresu (zgodnie z pkt 5.11 Regulaminu);

+ 10% za każdy dodatkowo skontrolowany (zgodnie z pkt 5.9 lub 5.20 Regulaminu) miesiąc;

+ 50% za kontrolę uzupełniających deklaracji Pism Płatnych (zgodnie z pkt 2.7.6 Regulaminu);

+ 20% za kontrolę Pism Branżowych Płatnych;

+ 40% za kontrolę zwyczajną po 30 czerwca danego roku kalendarzowego;

+ 10% w przypadku odstąpienia od kontroli kolejnych miesięcy (zgodnie z pkt 5.12 Regulaminu) i konieczności poprawienia danych, ze względu na wystąpienie błędu systemowego w niekontrolowanym szczegółowo okresie (dotyczy pism ukazujących się częściej niż raz w miesiącu);

+ 100% za kontrolę nadzwyczajną.

Opłata za Audyt dotyczy Kontrolowanych Tytułów Prasowych, które zgodnie z pkt 5.7 Regulaminu w danym roku kalendarzowym podlegają kontroli zwyczajnej lub/i innym typom kontroli zgodnie z zasadami określonymi w Regulaminie.
W przypadku kontroli wstępnej, o której mowa w pkt 2.7.9 Regulaminu, dla pism ukazujących się nie rzadziej niż dziesięć razy w roku Opłata za Audyt wyliczone są według powyższego schematu; jeśli kontrola wstępna obejmuje cztery deklaracje (zgodnie z pkt 2.7.9.1.2) koszty podwyższane są o 20%. W przypadku tytułów ukazujących się rzadziej niż dziesięć razy w roku koszty wyliczone według powyższego schematu obniżane są o połowę, z wyłączeniem sytuacji, o której mowa w pkt 5.2 Regulaminu.

PBC jest uprawnione do naliczenia odsetek ustawowych od nie uiszczonych przez wydawcę w terminie wymaganych opłat.